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Procedure

PRE 1 - Segnalazione reclami etici

1. Cosa si intende per “reclami etici”.

Questa procedura è rivolta a tutto il personale de L'ARCA. Descrive come sia possibile avanzare reclami alla Direzione aziendale (Presidente) inerenti il mancato rispetto dei requisiti di responsabilità sociale indicati nella norma SA 8000, ossia:

1. lavoro infantile (divieto di);
2. lavoro forzato e obbligato (divieto di);
3. salute e sicurezza sul lavoro (garanzia di);
4. libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva (garanzia di);
5. discriminazione (divieto di);
6. procedure disciplinari (conformità delle);
7. orario di lavoro (conformità del);
8. retribuzione (conformità della).

Oltre che su questi argomenti, che vanno a tutela di particolari diritti del lavoratore, il personale può reclamare su un altro argomento:

9. adeguatezza del sistema di gestione a garantire il rispetto dei suddetti diritti, all’interno de L'ARCA e nei confronti di tutta la sua catena di fornitura.

I reclami possono riguardare:

  • esperienze vissute in prima persona;
  • esperienze vissute da colleghi;
  • esperienze vissute da lavoratori di fornitori o sub-fornitori.
  •  

2. Come segnalare i reclami etici.

Innanzitutto i reclami possono essere avanzati in forma ANONIMA, se il lavoratore lo preferisce.
Ogni lavoratore può scegliere di inoltrare il reclamo al Presidente de L'ARCA ( via interna) o all’Ente di Certificazione de L'ARCA (RINA) ( via esterna).
Lo strumento di segnalazione può essere cartaceo o elettronico:

 




destinatario del reclamo

mezzo cartaceo

mezzo elettronico

L'ARCA

  • conferimento nell’URNA “reclami etici” ubicata nello spazio caffè, tra i locali del front-office e l’officina, dove c’è, appunto, il distributore de caffè;

  • consegna A MANO alle funzioni preposte: Capocantiere, Referente Sistemi Certificati (ex Responsabile Qualità), Coordinatore di Settore, Ufficio Personale, Presidente al Rappresentante dei Lavoratori per SA 8000, Rappresentante Sindacale Aziendale…

  • per FAX 050.710611;

  • per POSTA all’indirizzo de L'ARCA: Viale Europa 65, 56021, Cascina (PI).

larca@cooplarca.it

RINA

  • per POSTA Viale della Repubblica 279, 59100, Prato

  • per FAX 0574.572808

Firenze.Auditoffice @rina.org

 

Nello scrivere il reclamo, si prega di:

  • citare episodi concreti, spiegando bene cosa è successo, a chi e per volontà di chi;
  • indicare la data o il periodo cui i fatti si riferiscono.


3. Cosa succede al reclamo una volta inviato.

I reclami pervenuti in forma cartacea vengono consegnati immediatamente sulla scrivania del Presidente, in una cartellina chiusa. Quelli inviati per posta elettronica arrivano direttamente ed esclusivamente al suo indirizzo.
Il Presidente darà avvio a una fase istruttoria, che consiste nell’accertare i fatti con le persone coinvolte. Alla fine dell’istruttoria, si possono verificare due situazioni:

  • RECLAMO PERTINENTE: quando viene confermata la violazione contestata dal lavoratore. In questo caso sarà attivato come minimo un trattamento, ossia la rimozione della non conformità. Laddove possibile sarà inoltre attivata una azione correttiva, ossia una misura che va a rimuovere la causa di fondo di quel problema e impedisce che si ripeta di nuovo.
  • RECLAMO NON PERTINENTE: quando i fatti lamentati non vengono riconosciuti veritieri o quando comunque non evidenziano alcuna violazione dei diritti dei lavoratori o altra discriminazione. In questo caso non si attiverà nessun trattamento né azione correttiva.

4. Come si fa a sapere che esito ha avuto il nostro reclamo.

In ciascuno dei casi di cui sopra, al lavoratore che reclama sarà fornita una risposta scritta da parte di chi ha valutato il reclamo, contenenti le azioni che eventualmente si è deciso di intraprendere. Ai reclami anonimi, ovviamente, non sarà possibile dare risposta.
Ogni reclamo pervenuto, anche se anonimo o ritenuto non pertinente, sarà riportato in un registro, da cui si evince che esito hanno avuto e che azione è stata predisposta successivamente. Questo elenco è possibile richiederlo in qualsiasi momento all’Ufficio Qualità.

 

5. Cosa fare se non si è soddisfatti dell’esito del reclamo.

Se non si fosse soddisfatti dell’esito dell’istruttoria (reclamo ritenuto non pertinente) o delle azioni intraprese di conseguenza è possibile:

  • reclamare nuovamente al Presidente nella stessa maniera, specificando le proprie contro-deduzioni e argomentazioni contrarie;
  • inviare il reclamo a RINA all’indirizzo di cui al punto 2.
UNI EN 9001 :2008 Certif.24158/00/S
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Tel. 050710611
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